Formulaire de demande(s) dans le cadre de l'organisation d'un événement

Informations

Le délai d'instruction est de 3 mois à partir d'un dossier complet. La ville s'engage à apporter une réponse au plus tard 6 semaines avant votre événement.
Exemple : Une demande déposée aujourd'hui, pour un événement qui se déroulera le vendredi 26 juillet 2024, recevra une réponse avant le vendredi 07 juin 2024.


Tarifs
La Ville de Douai peut vous proposer la location de matériels dont les tarifs ont été fixés par délibération en date du 15 octobre 2020. Un devis vous sera envoyé en fonction du matériel souhaité.

Tous les champs sont obligatoires.

Identification du demandeur

Vous êtes : Une école privée ou association de parents d'élèves d'école privée
Adresse postale

Manifestation

S'agit-il d'une braderie ?
N'oubliez pas de remplir la partie "Déclaration préalable d'une vente au déballage" présente en bas de ce formulaire.
Si votre événement se déroule dans une salle municipale, avez-vous pensé à faire une demande de pré-réservation ? Vous pouvez le faire en cliquant ici.
Date(s) de votre événement
Première date
Heure de début
Heure de fin
Si votre événement se déroule sur plusieurs jours, merci de remplir la partie ci-dessous.
Deuxième date
Heure de début
Heure de fin
Troisième date
Heure de début
Heure de fin

Matériel demandé

Photo Quantité
Mobilier
Chaises pliantes
Tables pliantes 0.90 x 0.90
Tables métalliques 0.80 x 0.80
Chaises (modèle selon disponibilité)
Tables 1.80 x 0.80
Praticables
Podium à hauteur variable (module de 1m x 2m)
Autres
Barrière Vauban (longueur : 2 m, hauteur : 1 m)
Grille d'exposition
Propreté
Corbeilles éphémères + sacs rouges
Avez-vous prévu des installations électriques ?

Si OUI,
 - listez ci-dessous TOUS les appareils qui seront utilisés en indiquant leur puissance respective,
- dans le cadre d'un événement dans l'espace public, précisez également ci-dessous le type de raccordement envisagé.

Livraison du matériel par le service des ateliers municipaux

Nos services prendront contact avec vous afin de définir ensemble le meilleur créneau de livraison.

Autorisations nécessaires au bon déroulement de votre événement

Avez-vous prévu la mise en place d'une buvette ?
Pour rappel : Buvette = distribution gratuite ou payante de boissons.
Les buvettes de groupe 1 ne font pas l'objet d'une autorisation particulière. (eaux minérales ou gazéifiées, jus de fruits ou de légumes non fermentés ou ne comportant pas, à la suite d'un début de fermentation, de traces d'alcool supérieures à 1,2 degré, limonades, sirops, infusions, lait, café, thé, chocolat)
Les buvettes de groupe 3 doivent faire l’objet d'une autorisation (boissons fermentées non distillées et vins doux naturels : vin, bière, cidre, poiré, hydromel, auxquelles sont joints les vins doux naturels, ainsi que les crèmes de cassis et les jus de fruits ou de légumes fermentés comportant de 1,2 à 3 degrés d'alcool, vins de liqueur, apéritifs à base de vin et liqueurs de fraises, framboises, cassis ou cerises, ne titrant pas plus de 18 degrés d'alcool pur). Attention, par arrêté préfectoral en date du 8 juillet 2019, il est interdit de délivrer des autorisations temporaires de débits de boissons de groupes 3, 4 et 5 au sein des établissements d’instruction publique et des établissements scolaires privés. Il est possible de délivrer cette autorisation, si votre manifestation est délocalisée dans un bâtiment extérieur à l’établissement.
La vente d'alcools forts (groupe 4) est interdite.
Le nombre d'autorisations municipales pour la tenue de buvettes temporaires est limité à 5 par an. (10 pour les associations sportives)

Si OUI, précisez :

Si votre événement a lieu dans un espace vert de la Ville, avez-vous besoin de faire intervenir le service « Jardins et Cadre de Vie » afin que le lieu soit tondu ?
Avez-vous besoin de faire intervenir le service « Propreté Urbaine » ?
Si OUI, veuillez cocher ce dont vous avez besoin :
Document à joindre impérativement à la présente demande
Attestation d'assurance "responsabilité civile" de l'organisateur
Formats autorisés : pdf, jpg, jpeg, png | max. 15 Mo

Déclaration préalable d'une vente au déballage

Information
- Cet encadré doit être complété uniquement s'il s'agit d'une braderie.
- Pièce à fournir : un cahier vierge.
Marchandises vendues :
Neuves
Occasion
Nature des marchandises vendues
Date de début de la vente
Date de fin de la vente

Engagement du déclarant

Organisation de la sécurité

Information
Cet encadré doit être complété uniquement si votre événement se déroule sur l'espace public et prévoit un nombre de personnes conséquent simultanément (plusieurs centaines de personnes)
Dispositifs passifs de sécurité
Exemple : manifestation hermétique grâce à des plots béton, barriérage, véhicule avec chauffeur...
Dispositions relatives à la lutte contre l'épidémie de Covid-19
Utilisation de vos données personnelles
collectent ici vos données pour traiter votre demande. Les destinataires de ces données sont des agents de la direction éducation, enfance et jeunesse et, éventuellement, les agents concernés par votre demande.

Les données sont conservées pour une durée de 2 ans maximum. Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification ou d'effacement de vos données, de limitation ou d'opposition du traitement et du droit à la portabilité.

Vous disposez également du droit de retirer à tout moment votre consentement et du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Vous seul pouvez exercer ces droits sur vos propres données en écrivant au Délégué à la Protection des Données de la Ville ou encore sur dpo@ville-douai.fr.