Formulaire de demande(s) dans le cadre de l'organisation d'un événement

Informations

Le délai d'instruction est de 3 mois à partir d'un dossier complet. La ville s'engage à apporter une réponse au plus tard 6 semaines avant votre événement.
Exemple : Une demande déposée aujourd'hui, pour un événement qui se déroulera le mardi 16 juillet 2024, recevra une réponse avant le mardi 28 mai 2024.


Tous les champs sont obligatoires.

Identification du demandeur

Vous êtes : Une association sportive
Adresse postale

Manifestation

S'agit-il d'une braderie ?
N'oubliez pas de remplir la partie "Déclaration préalable d'une vente au déballage" présente en bas de ce formulaire.
Date(s) de votre événement
Première date
Heure de début
Heure de fin
Si votre événement se déroule sur plusieurs jours, merci de remplir la partie ci-dessous.
Deuxième date
Heure de début
Heure de fin
Troisième date
Heure de début
Heure de fin

Matériel demandé

Photo Quantité
Mobilier
Chaises pliantes
Chaises métalliques
Chaises coque
Tables pliantes 0.90 x 0.90
Tables pliantes 1.80 x 0.80
Tables métalliques 0.80 x 0.80
Tonnelles (3 x 3 m)
Baches latérales pour tonnelles
Praticables
Plateau à hauteur variable (1 m maxi) dimension 1m x 2m
Plateau à hauteur variable (40 cm maxi) dimension 1m x 2m
Podium tractable (7 x 6 mètres)
Autres
Barrière Vauban (longueur : 2 m, hauteur : 1 m)
Grille d'exposition
Propreté
Corbeilles éphémères + sacs rouges
Matériel proposé aux associations sportives
Grille d'exposition (1m x 2m)
Chaines avec potelets
Vidéo-projecteur
Ecran sur pied
Coupes
Médailles
Sono mobile
Tatamis rouge (2m x 1m)
Tatamis vert (2m x 1m)
Tatamis puzzle (1m x 1m)
Dalles plombantes (2m x 1m)
Gradins mobiles (12 personnes) (1,30m x 1,80m)
Podium 1 2 3
Avez-vous prévu des installations électriques ?

Si OUI,
 - listez ci-dessous TOUS les appareils qui seront utilisés en indiquant leur puissance respective,
- dans le cadre d'un événement dans l'espace public, précisez également ci-dessous le type de raccordement envisagé.

Matériel électrique demandé

Matériel électrique Quantité
Rallonge électrique (15 mètres)
Guirlandes (type guinguette) (10 mètres)
Eclairage pour tonnelle

Livraison du matériel par le service des ateliers municipaux

Nos services prendront contact avec vous afin de définir ensemble le meilleur créneau de livraison.

Autorisations nécessaires au bon déroulement de votre événement

Avez-vous prévu la mise en place d'une buvette ?
Pour rappel : Buvette = distribution gratuite ou payante de boissons.
Les buvettes de groupe 1 ne font pas l'objet d'une autorisation particulière. (eaux minérales ou gazéifiées, jus de fruits ou de légumes non fermentés ou ne comportant pas, à la suite d'un début de fermentation, de traces d'alcool supérieures à 1,2 degré, limonades, sirops, infusions, lait, café, thé, chocolat)
Les buvettes de groupe 3 doivent faire l’objet d'une autorisation (boissons fermentées non distillées et vins doux naturels : vin, bière, cidre, poiré, hydromel, auxquelles sont joints les vins doux naturels, ainsi que les crèmes de cassis et les jus de fruits ou de légumes fermentés comportant de 1,2 à 3 degrés d'alcool, vins de liqueur, apéritifs à base de vin et liqueurs de fraises, framboises, cassis ou cerises, ne titrant pas plus de 18 degrés d'alcool pur). Attention, par arrêté préfectoral en date du 8 juillet 2019, il est interdit de délivrer des autorisations temporaires de débits de boissons de groupes 3, 4 et 5 au sein des établissements d’instruction publique et des établissements scolaires privés. Il est possible de délivrer cette autorisation, si votre manifestation est délocalisée dans un bâtiment extérieur à l’établissement.
La vente d'alcools forts (groupe 4) est interdite.
Le nombre d'autorisations municipales pour la tenue de buvettes temporaires est limité à 5 par an. (10 pour les associations sportives)

Si OUI, précisez :

Votre événement nécessite-t-il l'interdiction et/ou la réservation de places de stationnement ?

Si OUI, veuillez préciser
 - Le(s) motif(s) (Les mesures doivent être justifiées et pourront le cas échéant être annulées ou modifiées par la ville).
- Le(s) lieu(x) concerné(s) (Listez précisément les emplacements, les portions de rues et les côtés concernés).
- Les dates et horaires souhaités (avec une heure de début et une heure de fin)

Votre événement nécessite-t-il la fermeture de voies de circulation ?

Si OUI, veuillez préciser
 - Le(s) motif(s) (Les mesures doivent être justifiées et pourront le cas échéant être annulées ou modifiées par la ville).
- Le(s) lieu(x) concerné(s) (Listez précisément les emplacement, les portions de rues et les côtés concernés).
- Les dates et horaires souhaités (avec une heure de début et une heure de fin) Plan de la zone concernée
Merci de joindre un document détaillé des voies de circulation à fermer
Formats autorisés : pdf, jpg, jpeg, png | max. 15 Mo


Votre événement nécessite-t-il d'intervenir sur du mobilier urbain ?

Si OUI, veuillez préciser

Si votre événement a lieu dans un espace vert de la Ville, avez-vous besoin de faire intervenir le service « Jardins et Cadre de Vie » afin que le lieu soit tondu ?
Si vous organisez une braderie, avez-vous besoin de faire intervenir le service « Propreté Urbaine » ?
Si OUI, veuillez cocher ce dont vous avez besoin :

Question complémentaire

Est-ce que cette manifestation est financée par un dispositif ?

Document à joindre impérativement à la présente demande
Attestation d'assurance "responsabilité civile" de l'organisateur
Formats autorisés : pdf, jpg, jpeg, png | max. 15 Mo

Déclaration préalable d'une vente au déballage

Information
- Cet encadré doit être complété uniquement s'il s'agit d'une braderie.
- Pièce à fournir : un cahier vierge.
Marchandises vendues :
Neuves
Occasion
Nature des marchandises vendues
Date de début de la vente
Date de fin de la vente

Engagement du déclarant

Organisation de la sécurité

Information
Cet encadré doit être complété uniquement si votre événement se déroule sur l'espace public et prévoit un nombre de personnes conséquent simultanément (plusieurs centaines de personnes)
Dispositifs passifs de sécurité
Exemple : manifestation hermétique grâce à des plots béton, barriérage, véhicule avec chauffeur...
Dispositions relatives à la lutte contre l'épidémie de Covid-19
Utilisation de vos données personnelles
Les services des Sports collectent ici vos données pour traiter votre demande. Les destinataires de ces données sont des agents de la direction des Sports et, éventuellement, les agents concernés par votre demande.

Les données sont conservées pour une durée de 2 ans maximum. Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification ou d'effacement de vos données, de limitation ou d'opposition du traitement et du droit à la portabilité.

Vous disposez également du droit de retirer à tout moment votre consentement et du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Vous seul pouvez exercer ces droits sur vos propres données en écrivant au Délégué à la Protection des Données de la Ville ou encore sur dpo@ville-douai.fr.